راهنمای سامانه جامع تجارت ntsw.ir, آموزش ثبت نام و دریافت شناسه کالا

استفاده‌کنندگان از سامانه تجارت داخلی شامل گروه¬های کالایی گسترده¬ای است. ازجمله: محصولات کشاورزی (برنج، چای، روغن، شکر، قند، حبوبات)، دخانیات، صنایع پایین‌دست پتروشیمی، تایر، لوازم‌خانگی، شوینده¬ها، تلفن همراه و کاغذ. باید توجه داشت که این گروه¬ها با تغییرات فراوان در خود کالا و از طرفی نوع فعالین مشمول مواجه می¬شوند.

پس از ثبت‌نام در سامانه جامع تجارت، نقش پایه حقیقی برای شخص ایجاد می¬شود. درصورتی‌که نوع فعالیت کاربر به‌صورت حقوقی باشد، برای ادامه کار ابتدا باید معرفی شرکت انجام شود و نقش پایه حقوقی دریافت گردد. پس‌ازآن برای تعریف نقش تاجر، با نقش پایه حقیقی/حقوقی و منوی عملیات پایه، بارگذاری صلاحیت¬ها، استعلام نقش تاجر و انتخاب گزینه «فعالیت تجاری جدید» اطلاعات خواسته‌شده را مشخص می¬نماید و پس از ثبت نقش تاجر حقیقی/حقوقی برای وی ایجاد می¬شود.

کاربر بسته به نوع فعالیتی که انتخاب کرده ممکن است نیاز باشد مجوز فعالیت خود را نیز در سامانه ثبت کرده تا دسترسی¬های موردنیاز برای وی ایجاد شود. به‌عنوان‌مثال؛ درصورتی‌که نوع فعالیت انتخابی وی تولیدکننده باشد، نیاز است تا مجوز تولیدی خود را در این قسمت وارد کرده و استعلام بگیرد تا در صورت تأیید آن بتواند به منوی¬های مخصوص تولیدکننده در سامانه تجارت داخلی دسترسی پیدا کند.

اگر کاربر با نقش «تاجر» ایجادشده فعالیتی نداشته باشد می‌تواند با انتخاب نقش پایه حقیقی یا حقوقی نقش «تاجر» را حذف کند. برای این کار از منوی نقش جاری، وارد پایه¬ی حقیقی/حقوقی شده و در بارگذاری صلاحیت‌ها، استعلام تاجر داخلی، نقش را حذف می‌کند. اما اگر کاربر با نقش تاجر فعالیتی انجام داده باشد، پس از تعیین تکلیف اسناد و موجودی آن، برای حذف نقش باید با پشتیبانی تماس بگیرد و یا از طریق سیستم ثبت و پیگیری درخواست، مشکل خود را ثبت نماید.

موجودی اولیه واردکننده معمولاً از واردات وی ناشی می¬شود، در این حالت تاجر باید در تعریف نقش، نوع فعالیت را «واردکننده» انتخاب کرده باشد. سپس از منوی «اظهار ورود کالا» واردشده و در ثبت اظهار ورود جدید نوع سند را واردات انتخاب کرده و کالاهای موردنظر را به‌عنوان واردات خود اظهار نماید. پس‌ازآن، فروش این موجودی را، از گزینه «انتقال مالکیت» ثبت می¬نماید. برای برخی گروه¬های کالایی مانند؛ تجهیزات دارای سیم‌کارت و گوشی، واردات کاربر به‌طور خودکار از سامانه تجارت خارجی، به تجارت داخلی ارسال می¬شود و نیاز به اظهار ورود مجدد نیست. پس‌ازاینکه این کالاها ارسال شدند کاربر باید در نقش تاجر خود گزینه¬ی ثبت نهایی را کلیک کند تا کالاها به موجودی وی اضافه شوند.

تولیدکننده ابتدا باید از منوی «اظهار تولید» تولیدات خود را اظهار نماید تا برای وی موجودی ثبت شود. سپس فروش این موجودی را از منوی انتقال مالکیت ثبت می¬کند.

این فعالین ابتدا باید مجوز خود را در «تعریف نقش» ثبت کرده و تأییدیه آن را دریافت کنند. سپس در نقش تاجر و اظهار تولید، از طریق گزینه «استعلام» از سامانه بهین یاب، آمار تولیدی که قبلاً در سامانه بهین یاب ثبت کرده و تأییدیه آن را دریافت کرده‌اند، استعلام نمایند تا به موجودی آن¬ها اضافه شود.

در صورت خطا؛ پیغام سامانه «نحوه¬ی پیگیری» را برای کاربر مشخص می¬کند. به‌عنوان‌مثال؛ اگر خطاهایی مبنی بر اینکه «آمار تولید در سامانه بهین یاب تأیید نشده است»، «نداشتن ثبت‌نام در خرید مواد اولیه» و یا «نامعتبر بودن مجوز» دریافت کرد باید از سامانه، بهین یاب، علت را جویا شود. یا اگر با خطایی مبنی بر اینکه «برای این کالا شناسه کالا وجود ندارد» مواجه شد، باید از داخلی 5 و بخش شناسه کالا «درخواست صدور شناسه کالا» را مطرح کند. خطاهایی که مرجع مشخص برای پیگیری نداشتند، از طریق پشتیبانی سامانه بررسی می¬شوند.

این دسته از کاربران، دو گزینه برای ثبت فروش¬های خود در اختیاردارند؛ یکی انتقال مالکیت و مکان، دیگری ثبت فاکتور الکترونیکی فروش. درصورتی‌که تاجر، فروش¬های خود را با واحد «کیلوگرم» انجام دهد؛ می¬تواند از گزینه «انتقال مالکیت و مکان» استفاده کند؛ اما اگر واحد اندازه¬گیری فروش غیر از کیلوگرم و مثلاً عدد، شاخه، کیسه، تن و ... بود، می¬تواند از طریق منوی «ثبت فاکتور الکترونیکی فروش» فروش خود را ثبت نماید. البته برای خودواحد کیلوگرم نیز، محدودیتی وجود ندارد. باید توجه داشت که در این حالت از موجودی تاجر، چیزی کسر نمی¬شود؛ اما مشکلی نیز برای وی ایجاد نخواهد شد.

این دسته از فعالین که شامل عمده¬فروشان و خرده¬فروشان نیز می¬شوند؛ ابتدا می¬بایست، منتظر، ثبت فروش، از سوی حلقه¬ی بالاتر کالا بمانند و پس اینکه فروش به آن¬ها ثبت شد، در مدیریت اسناد ورودی، در صورت صحت سند فروش ثبت‌شده، آن را تأیید نموده؛ تا به موجودی‌شان اضافه شود. آنگاه فروش این کالاها را از طریق منوی «انتقال مالکیت و مکان» ثبت کنند.

کلیه فعالین می¬توانند از انبار موقت استفاده نمایند، اما جز در مورد تولیدکننده و واردکننده، برای سایرین محدودیت¬هایی در ثبت فروش از انبار موقت وجود دارد. این دسته از کاربران اگر درفروش از انبار موقت با محدودیت مواجه شدند باید قبل از ثبت فروش، ابتدا کالا را به انبار اصلی خود، انتقال مکان داده و سپس فروش خود را ثبت نمایند.

در این شرایط فروشنده همچنان می¬تواند فروش به تاجر غیر عضو انجام دهد، اما به علت عدم ثبت‌نام طرف مقابل فاکتور فروش صادرشده، همیشه در وضعیت در انتظار تأیید ثابت می¬ماند. برای بعضی از کالاها محدودیت فروش به تاجر غیر عضو وجود دارد که خطای مناسب نشان داده می¬شود.

کلیه اسناد در سامانه تجارت داخلی، قابل‌ابطال است؛ که با توجه به شرایط ابطال آنان، به 3 دسته زیر تقسیم می‌شوند: 1-1- اسناد خرده‌فروشی، برگشت از فروش، اظهار خرید و کلیه اسناد اظهار خروج که توسط خود کاربر قابل‌ابطال هستند. 2-1- اسناد انتقال مالکیت که همان اسناد فروش به تاجر هستند؛ تا زمانی که توسط خریدار تأیید نشده‌اند، قابل‌ابطال به‌وسیله فروشنده هستند، اما به‌محض تأیید خریدار، صرفاً توسط او و به شکل «برگشت از خرید» امکان بازگرداند آن¬ها به فروشنده وجود دارد. 3-1- کلیه اسناد اظهار ورود، فاکتور الکترونیکی فروش و خرده‌فروشی دارای شناسه رهگیری، تنها توسط پشتیبانی و با ذکر علت از سوی تاجر و ثبت تیکت، قابل‌ابطال هستند.

معمولاً در اظهار تولید یا تعداد اشتباه وارد می‌شود، یا شناسه کالا: درصورتی‌که تعداد اظهارشده کمتر از تعداد تولید یا واردات باشد؛ باید تعدادی که کم واردشده را، در سند دیگری ثبت کند. مثلاً اگر تعداد واقعی 100 واحد باشد و در اظهار 70 واحد وارد کرده است، اظهار تولید دیگری به تعداد 30 واحد ثبت کند و در شرح تولید یا واردات علت این کار را توضیح دهد. اما اگر تعداد اظهارشده، بیشتر از تعداد واقعی باشد و یا اینکه شناسه کالا را اشتباه وارد کرده باشد، باید یک اظهار تولید جدید با تعداد و شناسه صحیح ثبت کند و در تماس با کارشناس سامانه، شماره سند اظهار صحیح و همچنین سند اظهار اشتباه را اعلام و درخواست حذف سند اظهار تولید را ثبت کند؛ تا از طریق تیکت پیگیری شود؛ و یا از طریق سیستم ثبت و پیگیری مشکلات از طریق سامانه درخواستش را ارسال نماید.

بسته به اینکه بارنامه¬های حقیقی یا حقوقی صادرشده باشند، این کار می¬بایست در نقش تاجر حقیقی یا حقوقی و از منو عملیات لجستیک داخلی، مدیریت اسناد حمل داخلی، بارنامه¬های دریافتی و ارسال، مشاهده گردد. مجموع این بارنامه¬ها با عدد ذکرشده در پیامک برابر است.

این پیامک برای کلیه افرادی که در سامانه جامع تجارت و در بخش تجارت داخلی سندی در انتظار تأیید داشته باشند، ارسال می¬شود. این افراد به سه طریق می¬توانند سند موردنظر را رؤیت و آن را تأیید یا عدم‌تأیید کنند. روش اول، ورود به سامانه جامع تجارت و مشاهده اسناد خرید است. روش دوم استفاده از اپلیکیشن سامانه جامع تجارت و روش سوم نیز شماره-گیری کد دستوری #7777*4* است. جزئیات هریکی از این سه روش در سند راهنمایی که در انتهای خود پیامک ارسالی قرار دارد، توضیح داده‌شده است؛ که کاربر می‌تواند با دانلود و مطالعه آن، نسبت به بررسی اسناد اقدام کند.

این نقش توسط خود سامانه و در هماهنگی با اصناف مرتبط برای فعالین آن حوزه ایجادشده است. مثلاً کلیه سوپرمارکت¬ها و یا داروخانه¬های سراسر کشور بدون اینکه ثبت‌نام داشته باشند، نقش تاجر مرتبط برای آن‌ها ایجادشده است و در صورت انجام ثبت‌نام اولیه، نیازی به تعریف نقش تاجر ندارد.

مبلغ فروش باید قیمت خالص یک واحد از کالا، یعنی پس از اضافه کردن مالیات بر ارزش‌افزوده و کسر تخفیف و ... باشد.

فروشنده می¬تواند در هنگام فروش، با انتخاب گزینه «نامشخص» برای انبار خریدار، ثبت انبار را در هنگام تأیید، به خود خریدار واگذار نماید. خریدار در هنگام تأیید، یا می¬تواند سند خرید را در انبار موقت تأیید کند و یا انبار از پیش تعریف‌شده خود را انتخاب نماید. اگر انباری تعریف نکرده باشد، می تواند در قسمت «مدیریت واحدهای انبار» انبار خود را ثبت کند و پس‌ از آن در ردیف ایجادشده «افزودن به لیست» را انتخاب کند.

ابتدا شخصی که قصد دارد نماینده شود، در سامانه ثبت‌نام انجام دهد سپس تاجر اصلی از قسمت «عملیات پایه» وارد مدیریت نمایندگان شده و «ایجاد نماینده جدید» را انتخاب و پس از ثبت اطلاعات نماینده، درخواست را ارسال می‌کند، نماینده نیز وارد حساب کاربری خود شده و در قسمت «مدیریت پیشنهادهای نمایندگی» این نمایندگی را تأیید می نماید. لازم به ذکر است در هنگام تعریف نماینده، امکان ایجاد نمایندگی با دسترسی محدود و دسترسی کامل فراهم می‌باشد.

خریدوفروش بعضی کالاها در داخل کشور، باید در سامانه جامع تجارت ثبت شود، چه این کالاها تولیدی باشند یا وارداتی. برای کالاهای وارداتی که در ثبت سفارش با شناسه کالا ثبت‌شده‌اند، پس از اعلام ترخیص، به‌صورت خودکار یک انبار و یک فقره سند اظهار موجودی ثبت می¬شود و اگر ثبت سفارش با شناسه ثبت‌نشده باشد، باید پس از اعلام ترخیص بازرگان، نقش تاجر را ایجاد کند و سپس ثبت انبار و اظهار موجودی انجام دهد. زمان الزام ثبت انتقال مالکیت کالا در داخل کشور، توسط اصناف و دفتر صنعت و معدن مربوطه مشخص می¬شود.

اگر فروشنده در هنگام ثبت انتقال مالکیت، «آیا می‌خواهید محل انبار کالا را تغییر دهید» بردارد. به‌صورت خودکار، انبار مبدأ فروشنده، به لیست انبار خریدار اضافه می‌شود. در این هنگام، خریدار این موجودی را به انبار اصلی خود انتقال داده و سپس از گزینه حذف از لیست، در بخش مدیریت واحدهای انبار، آن را از لیست انبارهای خود حذف کند.

برای این کار؛ ابتدا مدیرعامل جدید باید در سایت ثبت‌نام نموده و پایه حقوقی را ایجاد کند. پس‌ازآن طی تماس با پشتیبانی سامانه و ارائه اطلاعات لازم، نقش تاجر حقوقی آن شرکت که در حساب کاربری مدیرعامل قبلی وجود دارد؛ به‌حساب مدیرعامل جدید منتقل می¬شود.

هر انبار، پس از ثبت در سامانه انبارها به مدت یک ماه قابل‌استفاده خواهد بود و کاربر در این مدت باید با مراجعه به اداره صنایع و معادن محل انبار خود و ارائه مدارک لازم، نسبت به تأیید مالکیت یا بهره¬بردار بودن آن انبار اقدام نماید. در صورت تأیید مدارک وی، این خطا برطرف می¬شود.

هر کاربری در ثبت اولین فروش خود از یک انبار، می¬بایست مشخص نماید که آیا انبار وی غیر از کالایی که موجودی آن در سامانه وجود دارد موجودی دیگری نیز داشته است یا خیر. در صورت وجود موجودی دیگر؛ از منوی «اظهار ورود و نوع سند موجودی اولیه» مقدار آن را مشخص می-کند و اگر موجودی دیگری نداشت، نوع سند را بدون موجودی اولیه ثبت می¬کند. پس‌ازاین مرحله می¬تواند مجدداً برای ثبت فروش خود اقدام نماید.

ابتدا نیاز است در بخش مدیریت اسناد، خروجی سند موردنظر را یافته و آن را باطل نماید. سپس از منوی اظهار خروج، نوع سند انبارگردانی (کاهش موجودی) را انتخاب کند. در توضیحات باید سند ابطال‌شده، شماره حواله و شرح ماوقع را ذکر کرده و سپس از گزینه افزودن کالا، تعداد صحیح یعنی 4 حلقه را انتخاب نماید و مراحل را تا ثبت نهایی پیش رود.

کاربر باید در بخش عملیات لجستیک داخلی و زیرمنوی مدیریت واحدهای انبار، انبار مدنظر خود را یافته و گزینه مشاهده موجودی را انتخاب نماید. در کادر بازشده در کنار هر یک از شناسه¬های کالای تایر، یک گزینه اصلاح موجودی قرار دارد؛ که با کلیک بر روی آن، موجودی کاربری، برای آن شناسه کالا با سامانه انبارها یکسان می¬شود. گاهی کاربر شناسه کالای خود را مشاهده نمی¬کند که در این حالت باید تیکت ثبت شود؛ تا توسط پشتیبانی مشکل بررسی و اصلاح لازم صورت گیرد.

در این زمینه ابتدا لازم است توجه شود که اکسل مدنظر باید حتماً از بخش مربوطه در سامانه دانلود شود و بدون هیچ تغییری در فرمت و شکل آن، صرفاً با ورود اطلاعات کامل شده و مجدداً بارگذاری شود. عمده خطاها، مربوط به عدم رعایت فرمت صحیح ورود اطلاعات است. مثلاً فرمت ورود تاریخ، عدم ایجاد یک ردیف خالی بین دو فاکتور مجزا، ثبت دو شناسه کالای مشابه در یک فاکتور، حذف شیت مثال و راهنما، ورود مقدار ممیزی و ... می¬تواند سبب خطا در بارگذاری فایل اکسل شود.

عمده خطاها در این بخش، مربوط به IMEI و یا عدم رعایت فرمت اکسل است. در فایل اکسل، شماره 6 رقمی کدفعالسازی اختیاری است و فقط نباید در همان فایل تکراری باشد. قیمت صحیح اگر مشخص نبود، کاربر می¬تواند آن را 1 ثبت کند. همچنین سایر ضوابط می¬بایست رعایت شود؛ اما اطلاعات وارده ممکن است مشکلات دیگری داشته باشند. مثلاً ثبت IMEI شرکت دیگر که باید در تعامل با آن واردکننده حل شود، نامعتبر بودن IMEI که از طریق imei.info قابل‌استعلام است یا تغییر شناسه کالای تلفن همراه. خطاهای نشان داده‌شده تا حد زیادی، گویای اقدام لازم برای حل مسئله هستند اما در غیر این صورت نیاز است فایل اکسل خطای تولیدی، به همراه شماره ثبت سفارش و کد یکتای منشأ ارز و اطلاعات عمومی کاربر تیکت شود.

در ابتدا شرکت الف باید از طریق انتقال مالکیت ماده اولیه خود را برای شرکت ب ارسال نماید. سپس شرکت ب باید تولیدی که از آن انجام داده را اظهار تولید کند. در مرحله بعد، شرکت ب کالای تولیدی را از طریق فروش حق العمل کار به شرکت الف فروش می زند و شرکت الف نیز ماده اولیه خود را از طریق استفاده در تولید خارج می کند.

شخص صاحب برند، ابتدا نیاز است نقش تاجر حقوقی خود را تعریف نماید. نکته¬ای که در این بخش باید به آن توجه داشته باشد این است که حتماً نوع فعالیت را صاحب برند ثبت کند. سپس مدارکی که نشان‌دهنده مالکیت معنوی او بر برند موردنظر است، باید به سامانه ارسال‌شده و توسط پشتیبان تیکت شود تا در صورت صحت آن، منوی عملیات شناسه کالا برای وی ایجاد شود.

کاربر اگر شرایط زیر را دارد می تواند به ایمیل ITWS@ntsw.ir درخواست خود را ارسال نموده تا توسط پشتیبانی با وی تماس گرفته و راهنمایی لازم صورت گیرد. شرکت¬های بزرگی که تعداد اسناد آن ها زیاد بوده و زیرساخت IT لازم را به همراه یکی کارشناس IT دارند می توانند از این امکان بهره ببرند. البته نباید شرکت پخش باشند، زیرا نیاز به هماهنگی با سامانه جامع شرکت های پخش دارند.

• پاسخ به سوالات متداول مربوط به بخش تجارت خارجی (کلیک کنید)

سوالات متداول مربوط به بخش شناسه کالا