راهنمای تنظیمات سانترال پاناسونیک برای مبتدیان
سانترال یا همان مرکز تلفن، یکی از مهم‌ترین بخش‌های ادارات، سازمان‌ها و مراکز تجاری بزرگ و کوچک محسوب می‌شود. از این دستگاه، برای بهبود ارتباطات تلفنی با مشتریان استفاده می‌شود.
شرکت‌های زیادی در سراسر جهان، انواع مختلف مدل‌های دستگاه سانترال را تولید و به بازار، عرضه می‌کنند. در این میان، پاناسونیک توانسته است بیش از سایرین، اعتماد مجموعه‌های کاری را به خود جلب کند. سانترال‌های پاناسونیک از نظر کیفیت، قیمت و کاربری، در سطح بسیار مطلوبی قرار دارند.
در ایران هم بسیاری از افراد، سانترال را تنها با نام پاناسونیک می‌شناسند. برای استفاده از یک مرکز تلفن، باید باکس سانترال را راه‌اندازی کرد. این کار را باید به تکنسین‌های فنی و افرادی که در این زمینه، تجربه و تخصص کافی دارند، واگذار نمایید. با این‌وجود، ما در ادامه این مقاله که توسط شرکت ایده آل گستر فراهم شده است، به راهنمای تنظیمات سانترال پاناسونیک برای مبتدیان خواهیم پرداخت.
تعریف سانترال با زبانی ساده
با بیانی ساده، سانترال را می‌توان دستگاهی تعریف کرد که می‌تون تعداد محدودی از خطوط شهری تلفن را به صورت همزمان، در اختیار تعداد زیادی از کارمندان قرار دهد. در حقیقت، هدف اصلی مدیران از راه‌اندازی این مراکز هم، دقیقا همین موضوع است.
از آن‌جایی که امکان قرار دادن هر خط شهری در اختیار یک کارمند، وجود ندارد؛ باید به فکری راهی برای تقسیم این خطوط، میان همه بخش‌های مجموعه بود. راه‌اندازی سانترال پاناسونیک، بهترین راهی است که در این زمینه، می‌توایند به سراغ آن بروید.
شما می‌توانید خطوط شهری مجموعه خود را به دستگاه سانترال متصل کرده و سپس آن‌ها را در اختیار همه کارمندان قرار دهید. روی میز هر کارمند، یک تلفن سانترال وجود دارد که می‌توانید تمام خطوط شهری را از طریق دستگاه سانترال، به آن‌ها وصل کنید. به این صورت، همه کارمندان، می‌توانید در یک لحظه، به تمام خطوط شهری دسترسی داشته باشند.
زمانی که یک کارمند قصد استفاده از خطوط شهری (تماس گرفتن یا پاسخ دادن به تماس) را دارد، تلفن سانترال خود را برمی‌دارد و با زدن کلید 0 یا 9 (بسته به مدل و تنظیمات سانترال) را فشار می‌دهد. در این صورت، دستگاه سانترال، اولین خط شهری آزاد را در اختیار او قرار می‌دهد.
تلفن‌های سانترال، از طریق خروجی‌های دستگاه سانترال، به خطوط شهری مجموعه، متصل می‌شوند. یک دستگاه سانترال، دارای یک یا چند خروجی آنالوگ، هایبرید و دیجیتال است. تلفن‌های سانترال هم در همین انواع تولید می‌شوند و دقیقا به خروجی هم‌نوع خود، وصل می‌شوند.
توجه: سانترال‌های تحت شبکه پاناسونیک، خروجی‌های فیزیکی ندارند و تلفن‌های تحت شبکه، از طریق کابل شبکه و IP به آن وصل می‌شوند. در این مراکز تلفن، صدا به صورت داده‌های دیجیتال (صفر و یک) و با استفاده از تکنولوژی VOIP منتقل می‌شود.
آشنایی با سانترال پاناسونیک
شرکت پاناسونیک سانترال‌های خود را در دو دسته کلی "سانترال کم‌ظرفیت" و "سانترال پرظرفیت" تولید کرده و در اختیار مشتریان قرار می‌دهد. در صورتی که قصد راه‌اندازی یک مرکز تلفن برای مجموعه کاری خود را دارید، در ابتدا باید حتما اطلاعات جامع و دقیقی را در ارتباط با هر کدام از این مدل‌ها به دست بیاورید.
سانترال کم‌ظرفیت پاناسونیک
این دستگاهها برای شرکت‌های تجاری کوچک و متوسط، طراحی شده‌اند. به طور کلی می‌توان گفت در صورتی که کارمندان شما، از 25 نفر کمتر هستند، می‌توانید مرکز تلفن خود را با استفاده از این سانترال‌ها، راه‌اندازی کنید. در حال حاضر، محبوب‌ترین سانترال کم‌ظرفیت پاناسونیک، مدل KX-TES824 است. این دستگاه، توانایی دریافت 8 خط شهری و تخصیص 24 داخلی را دارد و به صورت پیش‌فرض، یک کانال دیزا برای راه‌اندازی اپراتور گویا هم روی آن، در نظر گرفته شده است.
سانترال پرظرفیت پاناسونیک
ادارات، سازمان‌ها و شرکت‌های تجاری بزرگ، برای راه‌اندازی یک مرکز تلفن، باید به فکر خرید و نصب یکی از مدل‌های سانترال پرظرفیت پاناسونیک باشند. این دستگاهها ظرفیت دریافت تعداد بسیار زیادی از خطوط شهری و داخلی‌ها را دارا هستند و از امکانات بیشتر و پیشرفته‌تری هم برخوردارند.
سانترال‌های پرظرفیت Panasonic خود به دو دسته سانترال‌های آنالوگ و تحت شبکه تقسیم می‌شوند. مدل‌های آنالوگ، همان دستگاه‌های سنتی و قدیمی هستند که با خطوط آنالوگ مخابرات کار می‌کنند. کلیه مدل‌های سری TDA در ردیف سانترال آنالوگ پاناسونیک قرار می‌گیرند.
سانترال تحت شبکه، مدل جدیدتر از مراکز تلفن پاناسونیک است که با خطوط سیپ ترانک کار می‌کند و کلیه اتصالات آن، از طریق کابل شبکه و فناوری IP برقرار می‌شوند. سری‌های TDE و NS مهم‌ترین سانترل‌های آی پی یا تحت شبکه Panasonic محسوب می‌شوند.
کاربردهای سانترال پاناسونیک
همان‌طور که قبلا هم اشاره کردیم، سانترال می‌تواند خطوط شهری را در اختیار همه کارمندان قرار دهد. اما آیا این مورد، تنها فایده راه‌انداز ی مرکز تلفن پاناسونیک است؟ قطعا خیر! مدیران کسب و کار، با خریداری و نصب دستگاه سانترال پاناسونیک در مجموعه کاری خود، می‌توانند از مزایای مختلفی بهره‌مند شوند. در ادامه، به مهم‌ترین کاربردهای دستگاه سانترال، اشاره خواهیم کرد:
- بهبود ارتباط تلفنی با مشتریان و امکان مدیریت و نظارت روی آن
- کاهش هزینه‌‌ها (با راه‌اندازی مرکز تلفن، تمام تماس‌های داخلی مجموعه، رایگان می‌شوند.)
- امکان راه‌اندازی اپراتور گویا
- از دست ندادن حتی یک تماس
- امکان استفاده از کالر آیدی روی تمام تلفن‌های مجموعه
- اضافه کردن آسان خط شهری یا کارمند جدید
- امکان مدیریت خطوط شهری و تعیین دسترسی‌های مشخص برای کارمندان مختلف
مواردی که به آن‌ها اشاره شد، تنها بخشی از مزایای راه‌اندازی یک سانترال پاناسونیک، به شمار می‌روند. به همین دلیل، توصیه می‌کنیم در اولین فرصت، نسبت به خرید یک سانترال Panasonic و نصب آن در مجموعه کاری خود، اقدام کنید.
تنظیمات سانترال پاناسونیک برای مبتدیان
مهم‌ترین مرحله برای استفاده از یک مرکز تلفن، انجام برنامه‌ریزی دستگاه سانترال است. بعد از اینکه باکس را خریداری کرده و آن را به صورت سخت‌افزاری نصب کردید، نوبت به برنامه‌ریزی نرم افزاری آن می‌رسد. در این مرحله، شما باید تمامی فعالیت‌های مرکز تلفن را از طریق وارد کردن کدهای مخصوص، برای دستگاه سانترال تعریف کنید.
موارد زیر، برخی از کارهایی هستند که در مرحله راه‌اندازی نرم افزاری دستگاه، باید انجام شوند:
- تعریف کردن خطوط شهری
- اختصاص شماره داخلی برای هر کدام از کارمندان
- راه‌اندازی اپراتور گویا
- تعیین شیفت‌های شب، روز و استراحت برای مجموعه
- تعیین سطح دسترسی کارمندان مختلف به خطوط شهری
- راه‌اندازی سیستم کالر آیدی
همان‌طور که در ابتدای مقاله هم اشاره شد، بهتر است که راه‌اندازی یک مرکز تلفن را بر عهده تکنسین‌های متخصص و افراد باتجربه واگذار کنید. ما در ادامه و برای آشنایی بیشتر شما عزیزان، تنظیمات سانترال پاناسونیک را با زبانی ساده و قابل فهم، بررسی خواهیم کرد.
به صورت کلی، برای برنامه‌ریزی یک سانترال پاناسونیک، می‌توانید از یکی از دو روش زیر، استفاده کنید:
- راه‌اندازی سانترال از طریق تلفن مدیریتی
- برنامه‌ریزی سانترال با استفاده از کامپیوتر و نرم افزار مخصوص
نکته: سانترال‌های کم‌ظرفیت پاناسونیک را با استفاده از روش اول، یعنی اتصال به یک تلفن مدیریتی برنامه ریزی می‌کنند. این درحالیست که برای راه‌اندازی سانترال پرظرفیت، باید آن را به یک کامپیوتر متصل کرده و کدها را از طریق نرم افزار، وارد کنید.
تنظیمات سانترال کم ظرفیت پاناسونیک
در صورتی که از یک مرکز تلفن کم ظرفیت پاناسونیک استفاده می‌کنید، باید آن را با استفاده از یک تلفن مدیریتی برنامه ریزی کنید. معمولا از تلفن سانترال هایبرید مدیریتی KX-AT7730 برای این کار استفاده می‌شود. سیستم تلفن PBX در این مدل از طریق جک 01 (یکی از خروجی‌های سانترال) به دستگاه متصل می‌شود.
بعد از اتصال موفق دستگاه و تلفن، باید وارد محیط برنامه‌ریزی سانترال شوید. برای انجام این کار، باید مطابق مراحل زیر، پیش بروید:
- گوشی تلفن را برداشته و کلید PROGRAM را فشار دهید.
- ابتدا #* و سپس کد 1234 را وارد کنید.
توجه: 1234 به صورت پیش‌فرض به عنوان پسورد تمام سانترال‌های پاناسونیک در نظر گرفته شده است. در صورتی که رمز عبور سانترال خود را تغییر داده‌اید، باید در این مرحله، پسورد جدید را به جای 1234 وارد کنید.
اکنون شما با موفقیت وارد محیط برنامه ریزی دستگاه شده‌اید و می‌توانید، تنظیمات سانترال پاناسونیک را شروع کنید. توجه داشته باشید که شرکت پاناسونیک، تمامی کدهای مورد نیاز برای راه‌اندازی سانترال‌های خود را از قبل تعریف کرده و در اختیار کاربران قرار داده است. این کدها، به صورت یک عدد 3 رقمی بوده از 000 شروع شده و تا 999 ادامه دارند.
هر کدام از این کدها، یک عملکرد خاص را مدیریت می‌کنند. در ادامه، مهم‌ترین کدهای تنظیمات سانترال پاناسونیک و عملکرد هر کدام را بررسی می‌کنیم:
- کد 000 : تنظیمات تاریخ و زمان روی صفحه نمایش تلفن‌های سانترال
- کد 001 : ذخیره کردن شماره‌های تلفن در حافظه مرکزی
- کد 009 : اختصاص دادن شماره (100تا 199) به داخلی‌ها
- کد 108: فعال یا غیر فعال کردن دکمه فلش برای تلفنی که قفل الکترونیکی شده است.
- کد 202 : تنظیم زمان شروع انتقال مکالمه به داخلی دیگر در صورت پاسخ ندادن به تلفن
- کد 400 : می‌توانید هر کدام از خطوط شهری را از دسترسی خارج یا در دسترس قرار دهید.
- کد 500 : فعال یا غیر فعال کردن تلفن گویا
- کد 600 : می‌توانید داخلی‌های خود را در گروه‌های جداگانه دسته بندی کنید.
نکته: کدهای سانترال پاناسونیک بسیار زیاد هستند. ما تنها چند مورد را به عنوان مثال برای شما عزیزان ذکر کردیم.
زمانی که در حالت برنامه‌ریزی سانترال کم‌ظرفیت پاناسونیک هستید، می‌توانید هرکدام از این کدها را وارد کرده و تنظیمات مربوط به آن را انجام دهید. در زمان راه‌اندازی سانترال، از کلید SP-PHONE برای تایید، از STORE برای ذخیره کردن، از TRANSFER برای لغو و از HOLD برای خروج از حالت برنامه‌ریزی استفاده کنید.
توصیه: برنامه ریزی سانترال‌های پاناسونیک یک امر کاملا تخصصی بوده و نیاز به داشتن دانش و تجربه کافی دارد، به همین دلیل، توصیه می‌کنیم تا حد امکان، شخصا این کار را انجام ندهید.
تنظیمات سانترال پرظرفیت پاناسونیک
سانترال‌های پرظرفیت پاناسونیک را با استفاده از کامپیوتر برنامه‌ریزی می‌کنند. در این روش، ابتدا باید دستگاه را از طریق کابل USB (سانترال‌های آنالوگ) یا کابل شبکه (سانترال‌های تحت شبکه) را به یک کامپیوتر یا لپ تاپ وصل کنید. پس از آن، باید نرم افزار مخصوص برنامه‌ریزی سانترال‌های پاناسونیک را اجرا کرده و تنظیمات مختلف را وارد کنید.
توجه: سانترال‌های تحت شبکه پاناسونیک را می‌توان با ورود به وب سایت اصلی پاناسونیک هم برنامه ریزی کرد. در این روش، تنها کافیست که آدرس آی پی دستگاه را در مرورگر اینترنت خود وارد کنید.
محیط نرم افزار برنامه‌ریزی سانترال‌های پرظرفیت، کاملا تخصصی بوده و امکان بررسی همه بخش‌های آن در یک مقاله وجود ندارد. توجه داشته باشید که کوچکترین اشتباهی در زمینه تنظیمات سانترال پاناسونیک، می‌تواند عملکرد کلی مرکز تلفن شما را با اختلال مواجه نماید.
کلام آخر
برنامه ریزی سانترال‌های پاناسونیک، مهم‌ترین کار برای استفاده از یک مرکز تلفن است. ما در این مقاله تلاش کردیم تا با زبانی ساده، به بررسی تنظیمات این دستگاهها بپردازیم. امیدواریم بعد از خواندن این مقاله، توانسته باشید با اصول اولیه راه‌اندازی سانترال و مرکز تلفن Panasonic بیشتر آشنا شوید.
در صورت بروز هرگونه مشکل یا اختلال در عملکرد کلی دستگاه سانترال پاناسونیک، بهترین راه مراجعه به یک نمایندگی مجاز و معتبر است. در پایان توصیه می‌کنیم که رفع اشکالات مرکز تلفن خود را هرگز به افراد بی‌تجربه و غیر قابل اعتماد، واگذار ننمایید.