اگر این دو ابزار را ندارید، پول زیادی از دست می‌دهید!
اگر این دو ابزار را ندارید، پول زیادی از دست می‌دهید! این عنوان تحقیقات اخیری است که برخی شرکت‌های آمریکایی از آن استفاده کرده‌اند.
حال، بر طبق نتایج این تحقیقات، شرکت‌هایی که در مدیریت ارتباطات و منابع انسانی از تلفن‌های تحت شبکه IP Phone و سیستم‌های حضور و غیاب ابری استفاده می‌کنند، تا 60٪ در هزینه‌های تلفن و 15٪ در هزینه‌های حقوق و دستمزد صرفه‌جویی کرده‌اند.
بررسی عملکرد شرکت آمریکایی Rainier Title در این زمینه نشان می‌دهد که با جایگزینی خطوط تلفن معمولی به سیستم تلفن تحت شبکه (IP Phone) و استفاده از SIP Trunks، این شرکت توانسته هزینه‌های ماهانه خود را تا 60 درصد کاهش دهد؛ بدون آن‌که کیفیت تماس‌ها و دسترسی کارکنان شرکت اختلالی ایجاد شود.
نمونه‌های زیاد دیگری نیز وجود دارند که هرکدام با استفاده از این دو وسیله توانسته‌اند هزینه‌های خود را مدیریت کنند. به عنوان مثال، گزارش مؤسسهAberdeen Group نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که از سیستم حضور و غیاب ابری استفاده می‌کنند، به طور میانگین 15 درصد کاهش در هزینه‌های حقوق و دستمزد تجربه کرده‌اند؛ همین موضوع باعث دقت بیشتر در ثبت ساعات کاری، از بین رفتن خطاهای انسانی و خودکار شدن فرآیندهای اداری می‌شود.
این آمار فقط یک موضوع را به ما نشان می‌دهند که: اگر هنوز از زیرساخت‌های قدیمی استفاده می‌کنید، در واقع هزینه فرصت بزرگی را از دست می‌دهید. در ادامه، به صورت تخصصی بررسی می‌کنیم که چرا این دو ابزار تلفن تحت شبکه و سیستم حضور و غیاب ابری به یکی از مؤثرترین راهکارهای کاهش هزینه در سازمان‌ها تبدیل شده است.
تلفن تحت شبکه (IP Phone) چیست؟
تلفن تحت شبکه یا IP Phone یک مدل سیستم تلفنی است که به جای استفاده از خطوط تلفن به صورت (آنالوگ)، از شبکه اینترنت یا شبکه داخلی سازمان (LAN) برای برقراری تماس استفاده می‌کند. در واقع، صدا در این دستگاه‌ها به‌جای انتقال از طریق سیم و خطوط تلفن، به داده دیجیتال (Packet Data) تبدیل شده و از بستر اینترنت منتقل می‌شود.
اما ممکن است بخواهید بدانید که این دستگاه‌ها چطور کار می‌کنند؟ در سیستم تلفن تحت شبکه، تماس‌ها به‌وسیله‌ی پروتکل اینترنت (VoIP – Voice over IP) انجام می‌شود؛ یعنی در واقع این فرایند است که به ما اجازه می‌دهد صدا را از طریق شبکه ارسال کنیم. این روش باعث می‌شود هزینه‌ی تماس‌های شهری، بین‌المللی و بین‌شعبه‌ای به‌طور چشمگیری کاهش یابد، چون دیگر نیازی به خطوط تلفن جداگانه در هر دفتر یا شهر نیست.
از نظر سخت‌افزاری، تلفن‌های IP ظاهری شبیه تلفن‌های رومیزی معمولی دارند، اما به‌جای اتصال به پریز تلفن، مستقیماً به شبکه وصل می‌شوند. همچنین امکان اتصال آن‌ها به نرم‌افزارهای تماس، موبایل، و سیستم‌های CRM وجود دارد.
چرا شرکت‌ها باید به سمت استفاده از تلفن تحت شبکه بروند؟
استفاده از تلفن‌های تحت شبکه چه مزایایی برای یک سازمان دارد؟ همانطور که گفتیم، این دستگاه‌ها باعث کاهش هزینه‌های شما خواهند شد، در واقع این موضوع یکی از مهم‌ترین مزایای این دستگاه‌ها است. در تلفن‌های رومیزی معمولی، هر خط تلفن هزینه‌ی جداگانه برای شما دارد، اما در IP Phone تمام تماس‌ها از طریق اینترنت انجام می‌شود. یعنی دیگر شما نگران هزینه‌های تماس خود نیستید. این تلفن‌ها برای استفاده در بخش بازرگانی و فروش و همچنین Call centerها به شدت پیشنهاد می‌شود از آنجایی که روزانه تعداد تماس بالایی دارند، استفاده از آی‌پی فون‌ها بهترین انتخاب است.
مزیت دیگر، مقیاس‌پذیری (Scalability) بالای این دستگاه‌ها است. اگر سازمانی قصد داشته باشد چندین شعبه داشته باشد، نیازی به سیم‌کشی یا خطوط تلفن جدید نیست. تنها با چند تنظیم نرم‌افزاری می‌توان تلفن‌های جدید را به شبکه افزود.
همچنین، IP Phone ها امکان یکپارچگی با نرم‌افزارهای سازمانی را نیز دارند. شما می‌توانید آن را به سیستم‌ها CRM، یا حتی ابزارهای اتوماسیون متصل کنند تا تماس‌ها، گزارش‌ها و سوابق مشتریان به‌صورت خودکار ذخیره و تحلیل شود.
امنیت تماس‌ها نیز با استفاده از رمزگذاری (Encryption) و پروتکل‌های امن مانند SIP-TLS بسیار بالاست، به‌ویژه در سازمان‌هایی که ارتباطات حساس دارند. علاوه بر این، کیفیت صدای HD، تماس تصویری، ضبط مکالمات، پاسخگویی خودکار (IVR) و قابلیت کار از راه دور از دیگر مزایای این تلفن‌ها است.
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
اکنون، زمان آن رسیده تا به تعریف و اهمیت دستگاه‌های حضور و غیاب در یک سازمان بپردازیم. همانطور که می‌دانید، دستگاه حضور و غیاب وسیله‌ای برای ثبت و کنترل ورود و خروج کارکنان است که با هدف افزایش دقت، نظم و شفافیت در مدیریت منابع انسانی طراحی شده است. این دستگاه‌ها به جای روش‌های دستی مثل امضا یا کارت ساعت، از فناوری‌های بیومتریک (تشخیص چهره، اثر انگشت یا کارت RFID) استفاده می‌کنند تا هویت کارکنان را به‌صورت دقیق و در لحظه ثبت کنند.
اطلاعات ثبت‌شده معمولاً در نرم‌افزار مرکزی یا فضای ابری ذخیره می‌شود و مدیران می‌توانند به‌صورت آنلاین، گزارش‌های حضور، تأخیر، مرخصی یا اضافه‌کاری را مشاهده و تحلیل کنند.
سیستم‌های ابری چطور هزینه‌های حقوق و دستمزد را کاهش می‌دهند؟
سیستم‌های حضور و غیاب ابری، با انتقال داده‌ها و فرآیندهای مدیریتی به فضای آنلاین، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا هزینه‌های حقوق و دستمزد را به‌طور قابل توجهی کاهش دهند.
در واقع، شما با استفاده از سیستم ابری، ثبت ساعات کاری به‌صورت خودکار و دقیق انجام می‌شود و اطلاعات بلافاصله در سرور مرکزی ذخیره می‌شود. این موضوع علاوه بر کاهش خطا، نیاز به نیروی انسانی برای محاسبه حقوق و مدیریت حضور و غیاب را کاهش می‌دهد.
علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و منابع انسانی، سیستم‌های ابری قابلیت گزارش‌گیری و تحلیل دقیق عملکرد کارکنان را فراهم می‌کنند. مدیران می‌توانند سریعاً روندهای تأخیر، اضافه‌کاری و غیبت را شناسایی کرده و تصمیمات مدیریتی بهتری بگیرند.
عملا شما به واسطه دقت بالا، خودکارسازی فرآیندها و کاهش خطاهای انسانی، می‌توانید در هزینه‌های خود صرفه‌جویی داشته باشید.
چطور IP Phone و سیستم حضور و غیاب ابری همزمان کارایی سازمان را بالا می‌برند؟
استفاده از تلفن تحت شبکه (IP Phone) و سیستم حضور و غیاب ابری باعث ایجاد یک زیرساخت ارتباطی و مدیریتی یکپارچه و قوی در سازمان می‌شود که مزایای متعددی دارد. اول از همه، IP Phone ارتباطات صوتی و تصویری را با کیفیت بالا و هزینه پایین فراهم می‌کند، در حالی که سیستم ابری ساعات کاری، حضور و غیاب و اضافه‌کاری کارکنان را به‌طور دقیق و خودکار ثبت می‌کند.
با استفاده از هر دو این ابزار، شما می‌توانید تصمیمات سریع و مبتنی بر داده بگیرید. برای مثال، از طریق تلفن تحت شبکه، تماس‌های داخلی و بین‌شعبه‌ای بدون وقفه انجام می‌شود و اطلاعات حضور کارکنان از سیستم ابری در دسترس است. این هماهنگی باعث می‌شود که برنامه‌ریزی شیفت‌ها، پاسخگویی به مشتریان و مدیریت پروژه‌ها به شکلی دقیق و بدون اتلاف وقت انجام شود.
علاوه بر این، یکپارچه‌سازی این دو دستگاه امکان گزارش‌دهی دقیق‌تر و تحلیل کارایی کارکنان را فراهم می‌کند. و شما می‌توانید داده‌های تماس و ساعات کاری را همزمان بررسی کنند تا منابع انسانی و زیرساخت‌ها بهینه استفاده شوند.
جمع بندی
همانطور که در مقاله بررسی شد، تلفن تحت شبکه (IP Phone) و سیستم حضور و غیاب ابری ابزارهایی هستند که می‌توانند به‌طور مستقیم هزینه‌های سازمانی را کاهش دهند و بهره‌وری کارکنان را افزایش دهند. IP Phone با کاهش هزینه‌های تماس‌های داخلی و بین‌شعبه‌ای، امکان یکپارچه‌سازی با سیستم‌های سازمانی، تجربه‌ای حرفه‌ای و کم‌هزینه برای ارتباطات ایجاد می‌کند. در کنار آن، سیستم حضور و غیاب ابری با ثبت دقیق ساعات کاری، کاهش خطاهای انسانی و بهبود فرآیندهای محاسبه حقوق و دستمزد، صرفه‌جویی در هزینه‌های حقوق و دستمزد را ممکن می‌سازد.
وقتی این دو ابزار با هم استفاده شوند، نه‌تنها هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کند، بلکه هماهنگی تیم‌ها، برنامه‌ریزی شیفت‌ها و پاسخگویی به مشتریان نیز به شکل چشمگیری بهبود می‌یابد. این ترکیب، سازمان را به سمت مدیریت هوشمند و دیجیتال هدایت می‌کند و زیرساختی آماده برای رشد و توسعه فراهم می‌آورد.
اگر قصد دارید که این دو دستگاه را در سازمان خود استفاده کنید، می‌توانید هر دو ابزار را از شرکت تکنوکلاینت خریداری کنید و از خدمات نصب و مشاوره رایگان بهره‌مند شوید. تیم تکنوکلاینت با پشتیبانی کامل، راه‌اندازی سریع و آموزش کارکنان، تضمین می‌کند که سازمان شما از مزایای کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری حداکثری برخوردار شود.
سوالات متداول
- IP Phone چیست و چه تفاوتی با تلفن سنتی دارد؟
تلفن تحت شبکه تلفنی است که تماس‌ها را از طریق اینترنت منتقل می‌کند، نه خطوط. این دستگاه‌ها هزینه تماس‌ها را کاهش می‌دهند، انعطاف‌پذیری بالا دارند و امکان یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای سازمانی را فراهم می‌کند.
- سیستم حضور و غیاب ابری چگونه به کاهش هزینه‌های حقوق و دستمزد کمک می‌کند؟
سیستم‌های ابری حضور و غیاب، ساعات کاری کارکنان را دقیق و خودکار ثبت می‌کنند. این دقت، خطاهای انسانی را کاهش داده و فرآیند محاسبه حقوق و اضافه‌کاری را سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر می‌کند.
- چگونه می‌توان این دو ابزار را از تکنوکلاینت خریداری و راه‌اندازی کرد؟
شرکت تکنوکلاینت ارائه‌دهنده IP Phone و سیستم حضور و غیاب ابری است و خدمات نصب، آموزش و مشاوره رایگان ارائه می‌دهد. سازمان‌ها می‌توانند با پشتیبانی کامل، سریع و آسان، این ابزارها را راه‌اندازی کنند.