5 چالش مهم حسابداری شرکت پخش که باید بدانید + راهکارها
حسابداری شرکت پخش با استفاده از نرمافزار شرکت پخش و مویرگی نوعی تخصصی از حسابداری است که با فرآیندهای مالی مهم مثل ثبت، کنترل، تحلیل و گزارش دهی هزینهها و درآمدها و همچنین با موجودی کالا و میزان فروش سروکار دارد.
حسابداری شرکت پخش با استفاده از نرمافزار شرکت پخش و مویرگی نوعی تخصصی از حسابداری است که با فرآیندهای مالی مهم مثل ثبت، کنترل، تحلیل و گزارش دهی هزینهها و درآمدها و همچنین با موجودی کالا و میزان فروش سروکار دارد. این رسته شغلی به سبب اهمیت و نقش کلیدی که دارد، نیاز به مهارت و دانش بالایی دارد و متصدیان آن میبایست از دقت مالی بالایی برخوردار باشند. در اینجا حساسترین و کلیدیترین چالشهای حسابداری شرکت های پخش را به علاوه راهکارهای متناسب به آنها را موردبررسی قرار خواهیم داد.
پخش مویرگی چند نوع است؟
به طور کلی، پخش مویرگی در ایران و بسیاری از کشورها در دو دسته اصلی قرار میگیرد: پخش سرد و پخش گرم. هر کدام از این دو نوع، شیوه مدیریت، حسابداری، ثبت سفارش و نحوه تحویل کالا کاملاً متفاوتی دارند و آشنایی دقیق با آنها برای حسابداران و مدیران شرکتهای پخش ضروری است.
نوع اول: پخش سرد
در پخش سرد، کالاهایی توزیع میشوند که یا تاریخ انقضا ندارند یا دوره ماندگاری طولانیمدت دارند.
محصولاتی مثل دارو، لوازم آرایشی و بهداشتی، شویندهها، لوازم خانگی کوچک، نوشیدنیهای غیر فاسدشدنی و بسیاری از کالاهای عمومی بازار در این دسته قرار میگیرند.
در این مدل، بازاریاب یا ویزیتور ابتدا از مشتری سفارش میگیرد و اطلاعات سفارش را در سیستم ثبت یا برای حسابداری شرکت پخش ارسال میکند.
سپس شرکت طبق برنامه توزیع و موجودی انبار، فاکتور نهایی را صادر کرده و کالا را طبق زمانبندی به مشتری ارسال میکند.
به دلیل طولانیتر بودن چرخه سفارش تا تحویل، حسابداری این مدل بیشتر شامل:
- مدیریت سفارشهای معوق
- کنترل موجودی با دوره گردش بالا
- ثبت و پیگیری فاکتورهای صادرشده
- مدیریت تسویهحساب مشتریان
میشود.
نوع دوم: پخش گرم
در مقابل، پخش گرم مخصوص کالاهایی است که تاریخ انقضا کوتاه دارند و باید خیلی سریع به دست مصرفکننده برسند.
در این مدل، ویزیتور با خودرو پخش به فروشگاه مراجعه میکند، سفارش را همان لحظه ثبت میکند و کالا را فوری تحویل میدهد. یعنی مرحله سفارشگیری و تحویل کالا تقریباً همزمان انجام میشود.
محصولاتی مثل مواد غذایی تازه، لبنیات، بستنی، محصولات پروتئینی، نان صنعتی و کالاهای فاسدشدنی در این گروه قرار میگیرند.
به دلیل سرعت بالا و نقدینگی در جریان، حسابداری پخش گرم بر موارد زیر تمرکز دارد:
- کنترل لحظهای موجودی خودروهای پخش
- ثبت آنی فاکتورهای فروش
- مدیریت برگشت از فروش
- تسویههای روزانه با ویزیتورها
- محاسبه دقیق پورسانت فروش
پخش گرم از نظر مالی و لجستیکی حساستر است و کوچکترین خطا در حسابداری میتواند موجب کسری موجودی، مغایرت فروش یا زیان شود.
چرا حسابداری شرکت پخش پیچیده است؟
برای پاسخ به این سؤال، میبایست به ماهیت شغلی شرکتهای پخش دقت داشت. شرکتهای پخش، نقش مهمی در توزیع و ارائه محصولات به مشتریان نهایی داشته و پل اصلی میان کارخانهها و مشتریان هستند. این مراکز با تمرکز بر تأمین کالاهای مصرفی، میکوشند تا کالاها را در بهترین زمان و با حداقل قیمت در اختیار مشتریان قرار بدهند.
فرآیند حسابرسی این شرکتها از قسمت انبار و موجودی کالاهای آنها آغاز میشود. این انبارها که عمدتاً از تنوع محصولی بالایی هم برخوردار هستند، برای ثبت در دفاتر و سیستمهای حسابداری به دقت و نظم بالایی نیاز دارند. سایر مواردی که یک حسابدار شرکت پخش میبایست به آنها اشراف داشته باشد، عبارتند از:
- حسابرسی پرداختها و دریافتها
- سفارش گیری از مشتریان و فاکتورگیری
- تطابق موجودی انبار با دفتر حسابداری
- انجام امورات مالی شرکت
- ثبت و بررسی چکها و معوقات
- ثبت سند و بررسی داراییهای ثابت شرکت
- پیگیری تسویهحسابها
- حسابرسی حقوق و دستمزد و بیمه
- حسابرسی قوانین مالیاتی شرکت پخش
چالش های حسابداری پخش مویرگی + راه حل
همانطور که خواندید، حسابداری شرکت پخش از چندین بخش تشکیل شده و مسئولیتهای متعددی را شامل میشود. این وظایف به طور طبیعی برخی از چالشها را به دنبال داشته که در صورت آشنایی و پیشبینی آنها میتوان از تبعات آنها در امان ماند. در ادامه برخی از مهمترین و رایجترین چالشهای حسابداری پخش مویرگی را بررسی خواهیم کرد.
تاثیرپذیری حسابداری شرکت پخش از نوسانات ارزی و تورم
شرکتهای پخش، تا حد زیادی نسبت به نوسانات ارزی، تورم و تغییرات عرضه و تقاضا تأثیرپذیر هستند. این عوامل میتوانند در تکتک پروسههای مدیریتی و حسابداری این شرکتها تداخل ایجاد کرده و تبعاتی مثل زیاندهی، عدم امکان تأمین کالا، عدم تناسب موجودی کالای حقیقی با اسناد، عدم امکان تأمین سفارشات و بسیاری از مشکلات مشابه دیگر را در پی داشته باشند.
به منظور کاهش خسارات ناشی از این مسائل، میبایست شرایط روز بازار، سیاستهای مالی کشور، نرخ تورم و تغییرات عرضه و تقاضا در سالهای پیشین را زیر ذرهبین قرار داد.
ناآگاهی کارکنان از مفاهیم و الزامات حسابداری
یکی دیگر از چالشهای متداول شرکتهای پخش، عدم وجود نیروی متخصص حسابداری و عدم آگاهی سایر نیروها از الزامات مهمی مثل دقت و شفافیت در موجودی کالا و پردازش سفارشات است. این عدم دقت و مهارت میتواند در کسری از زمان، اختلاف حساب جدی ایجاد کرده و پروسه حسابرسی را با مشکلات عدیدهای مواجه سازد. به منظور پیشگیری از این مشکل جدی، میبایست ضمن بهکارگیری نیروی حسابداری شرکتی متخصص، برای سایر کارکنان هم جلسات توجیهی و آموزشی متناسب برگزار گردد.
مدیریت موجودی با تکنیک ABC و تمرکز روی محصولات مهم تر
کالاهای موجود در انبار شرکتهای پخش از قیمتها و ارزشهای متفاوتی برخوردار هستند. به همین دلیل در هنگام حسابداری شرکت پخش از یک روش استاندارد مانند روش ABC بهرهجویی صورت میگیرد. یادگیری این روش حسابداری میتواند پروسه کنترل موجودی شرکتها را آسان کند. این تکنیک حسابداری چنین میگوید که اگر 100 محصول در انبار دارید، به طور معمول:
- تقریباً 20 مورد از آنها (یعنی گروه A) بیش از 60 درصد ارزش کل انبار را به خود اختصاص میدهند.
- حدود 30 قلم، یعنی گروه B حدود 25 درصد ارزش انبار را تشکیل میدهند.
- سایر محصولات که گروه C را تشکیل میدهند، تنها 15 درصد ارزش کل را شامل میشوند.
به همین دلیل لازم است تا عمده تمرکز خود را بر روی گروه A بگذارید؛ زیرا کوچکترین خطا در این بخش از محصولات، خسارت مالی بسیار زیادی را ایجاد میکند.
طبقه بندی و حسابرسی بدهکاران و طلبکاران
شرکتهای پخش عمده، معمولاً در ازای چک هم عملیات خرید انجام میدهند و هم فروش. این مسئله سبب میشود تا با ثبتها و گزارشات مختلفی مواجه باشید. طبقهبندی بدهکاران و طلبکاران شرکت میبایست بهصورت پیوسته زیر ذرهبین قرار گرفته و گزارشات مرتبط با آنها در اختیار مدیران مالی قرار گیرد.
عدم دسترسی به سیستم حسابداری مناسب شرکت پخش
اگر سابقه حسابداری در شرکتهای پخش و عمدهفروشیها را داشته باشید، حتماً با چالشهای نرمافزارهای حسابداری این مراکز آشنا شدهاید. این نرمافزارهای محدود و سنگین، هر مرحله از حسابداری را مشکل و کند میسازند. همچنین این نرمافزارها به عدم ارائه آپشنهای حسابداری لازم، زمینهساز اختلاف حساب شده و نیاز به دوبارهکاری را افزایش میدهند.
خوشبختانه، این روزها نرمافزارهای کاربردی و ایده آلی تحت عنوان برنامه حسابداری ابری در دسترس قرار گرفتهاند. تهیه و نصب این نرمافزارها هم به کارفرمایان و هم حسابداران شرکتهای پخش توصیه میشود. در ادامه با دلایل انتخاب و کاربردهای این نرمافزارهای مدرن آشنا خواهید شد.
معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی
در دنیای پرشتاب امروزی، برگ برنده در اختیار برند و شرکتی قرار میگیرد که سرعت پردازش بالاتری داشته باشد. نسخههای رایج و قدیمیتر نرم افزارهای حسابداری شرکتی ضمن کاهش سرعت سیستمها از محدودیتهایی متعددی برخوردار هستند. برای برطرف سازی این مشکل بزرگ، میبایست به سراغ نرمافزارهای مدرنتری مثل نرم افزار حسابداری ابری بروید؛ چراکه یک نرم افزار حسابداری تحت وب نیازی به نصب نداشته و سرعت پردازش سیستمها را کاهش نمیدهد. با مطالعه مقاله بهترین نرمافزار حسابداری شرکت پخش در رسانه فردا نیوز، با ویژگیها، مزایا و معیارهای انتخاب یک نرمافزار مدرن و ابری آشنا شوید
عدم نیاز به نصب نرم افزار حسابداری شرکت پخش، سبب میشود که از هر نقطه و حتی با گوشی و لپتاپ خود به اطلاعات حسابداریتان دسترسی داشته باشید. از طرف دیگر، با کمک نرم افزار حسابداری آنلاین میتوانید فرآیند حسابداری را برونسپاری کرده و حسابداران دورکار را استخدام کنید.
برای رفع این محدودیتها، بهترین راهکار، استفاده از نرمافزارهای شرکت پخش و مویرگی و ابری (تحت وب) است. چنین نرمافزارهایی:
- نیاز به نصب ندارند و میتوان از هر نقطه، با لپتاپ، تبلت یا حتی گوشی موبایل به اطلاعات مالی دسترسی داشت.
- سرعت پردازش بالاتری دارند و با کاهش بار سیستم، باعث بهبود عملکرد و بهرهوری کارکنان میشوند.
- امکان برونسپاری فرآیندهای حسابداری و استفاده از حسابداران دورکار را فراهم میکنند، بدون آنکه محدودیت جغرافیایی وجود داشته باشد.
- قابلیت بهروزرسانی و توسعه آسان را دارند و با رشد شرکت، نیاز به تغییر زیرساختهای سختافزاری نخواهد بود.
علاوه بر این، یک نرمافزار حسابداری آنلاین و ابری میتواند اطلاعات مالی را به صورت همزمان برای چند کاربر به اشتراک بگذارد و دسترسی امن و کنترلشده به مدیران و تیم مالی ارائه دهد، که این ویژگی در نسخههای سنتی نرمافزارهای حسابداری شرکتی تقریبا غیرممکن است.
بنابراین، هنگام انتخاب بهترین نرمافزار حسابداری برای شرکت خود، تمرکز بر سرعت، دسترسی آنلاین، امنیت، انعطافپذیری و قابلیت مدیریت از راه دور، از مهمترین معیارها به شمار میرود.
نتیجه گیری
حسابداری شرکت پخش نیاز به نظم، دقت و کنترل دارد. تنوع بالای محصولات، ماهیت سفارشها، تعداد بالای طلبکاران و بدهکاران، عملیات بانکی متعدد، مقررات مالیاتی و تأمین اجتماعی، تغییر قیمتها و لیبلها به دلیل تورم، ازجمله رایجترین چالشهایی هستند که یک حسابدار شرکت پخش با آن مواجه میشود.
اگر میخواهید که پروسه حسابرسی این شرکتها را با حداکثر دقت و بهرهوری پیش ببرید، انتخاب نرم افزار حسابداری تحت وب انتخاب هوشمندانهای برای شما خواهد بود. این نرمافزارها با حداقل هزینهکرد، امکان دسترسی در هر زمان و مکان را در اختیارتان قرار میدهند.